zurück

Kopfgrafik - Rechnungswesen

Archivierung auf Knopfdruck: Mit der HS Archivlösung sind Papierberge, blockierte Drucker und Ablagearbeiten passé. Mit dem Modul können Sie alle relevanten Dokumente aus den HS Programmen zur Finanzbuchhaltung elek­tronisch, schnell und revisionssicher archivieren und Sie schonen zudem wertvolle Ressourcen.

Die Herausforderung
In Buchhaltungen entstehen laufend Dokumente, die es zu archivieren gilt. Journale, Mahnungen, OP-Listen, Kontoblätter- und auszüge sind nur einige Beispiele. Für eine Reihe von Dokumenten schreibt der Gesetzgeber sogar eine mehrjährige revisionssichere Aufbewahrung vor. In vielen Unternehmen bedeutet das: Alles auf Papier ausdrucken, abheften, wegtragen. Die Folgen sind hohe Personalkosten für die zeitraubende Ablage und Suche, erheblicher Ressourcenverbrauch (Papier, Druckertoner, Aktenordner, Stellfläche etc.) und großer Sicherheitsaufwand zum Schutz der vertraulichen Informationen.

Die Lösung
Mit der HS Archivlösung erhalten Sie ein vollständig in Ihr HS Programm zur Finanzbuchhaltung integriertes elektronisches Archiv, mit dem:

  • alle wichtigen Dokumente (Abschreibungsliste, Bilanz, GuV, Journale, Kontoblätter, Mahnungen, UVA, etc.), die Sie mit dem HS Finanzwesen oder der HS Finanzbuchhaltung erstellen, automatisch und zeitsparend im Rahmen eines virtuellen Druckvorgangs archiviert werden
  • individuelle Ordnungseinstellungen (Ablagestruktur, Dateibezeichnungen, Verschlagwortung) für die verschiedenen Dokumentarten nur einmal festgelegt werden müssen
  • einfach und sicher über die Berechtigungsprofile, die im HS Finanzwesen bzw. der HS Finanzbuchhaltung zentral verwaltet werden, geregelt wird, welcher Mitarbeiter auf welche Dokumente im Archiv zugreifen darf
  • elektronische Dokumente revisionssicher archiviert werden können, da jede nachträgliche Änderung protokolliert wird
  • nach Ablauf der gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungsfristen die elektronisch archivierten Dokumente automatisch vernichtet werden können

Die Vorteile

  • Sicherheit
    • Leicht umsetzbarer Zugriffsschutz auf elektronisch archivierte Dokumente für alle Vertraulichkeitsstufen
    • Kein Wildwuchs von Kopien in unterschiedlichen Dateiverzeichnisen und keine Fehlentscheidungen aufgrund veralteter Informationen: Alle berechtigten Mitarbeiter greifen über die HS Programme zur Finanzbuchhaltung auf die selben aktuellen Dokumente zu.
    • Vermeidung des Risikos einer nicht sachgemäßen Vernichtung von Papierdokumenten
    • Effektiver Schutz des elektronischen Archivsgegen Schäden (Feuer, Wasser etc.) durch einfache Maßnahmen zur Datensicherung
    • Möglichkeit der revisionssicheren Archivierung

  • Zeitgewinn
    • Mit einem Mausklick werden in zwei Minuten 500 Seiten Journale (entspricht einem Aktenordner) elektronisch archiviert.
    • Selbst die elektronische Archivierung von 500 Seiten von 250 Konten, einschließlich Dateierstellung, Verschlagwortung, Ablage und Verknüpfung ist innerhalb von 15 Minuten abgeschlossen.
    • Innerhalb kürzester Zeit werden alle übrigen wichtigen Dokumente archiviert.
    • Die Anwender greifen direkt aus den HS Programmen zur Finanzbuchhaltung auf die archivierten Dokumente zu. Eine Einarbeitung in eine separate Archivierungssoftware ist nicht erforderlich.

  • Kostensenkung
    • Einsparung von Personalkosten dank kürzerer Zeiten für die Dokumentenablage und -suche
    • Niedrigere Materialkosten durch Vermeidung von Ausdrucken, Handakten und Kopien
    • Geringerer Aufwand für die datenschutzgerechte Vernichtung alter Dokumente

  • Umweltschonung
    • Verringerung des Papierverbrauchs, Druckmaterials, Aktenordner etc.
    • Weniger Emissionen von Laserdruckern
    • Niedrigerer Stromverbrauch

  • Synergieeffekte
    • Wenn Sie darüber hinaus die Archivlösung zu einem HS Programm zur Auftragsbearbeitung einsetzen, profitieren Sie doppelt:
      • Selbst ohne Buchungsübergabe haben Sie die Möglichkeit, sich die archivierten Belege aus der HS Auftragsbearbeitung (z.B. Lieferscheine, Ausgangsrechnungen) in den Stammdaten Ihrer Kunden und Lieferanten sowie im Arbeitsgebiet "Archiv Finanzbuchhaltung" unter dem Menü "Auswertungen" der Finanzbuchhaltung anzeigen zu lassen.
      • Nach dem Buchungsabschluss steht Ihnen das Belegbild der Ausgangsrechnung darüber hinaus sowohl in den Abfragen (Konto, Belege, Offene Posten) als auch beim Buchen zur Verfügung
  • Ansprechpartner
  • Susann Neisch

    Susann Neisch
    E-Mail: sn@lacos.de
    Telefon: 036628 - 68815

    LACOS-Ansprechpartner Holger Hübschmann

    Holger Hübschmann
    E-Mail: hh@lacos.de
    Telefon: 036628 - 68811