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Kopfgrafik - Warenwirtschaft

Belege, Mahnungen, Buchungslisten etc. einfach archivieren und schnell wiederfinden

Archivierung per Mausklick       
Die Dokumente, die Sie täglich mit Ihrer HS Auftragsbearbeitung erstellen, sind größtenteils steuerlich oder handelsrechtlich relevant und unterliegen daher gesetzlichen Aufbewahrungspflichten.

Wie viele Ordner füllen diese Unterlagen denn jährlich bei Ihnen? Bei genauer Prüfung sind es je nach Unternehmensgröße leicht 20 bis 50 Ordner, um die das Papierarchiv pro Jahr wächst.

Mit Hilfe der komfortablen Archivlösung zur HS Auftragsbearbeitung können Sie automatisch Angebote, Lieferscheine, Ausgangsrechnungen etc. beim Drucken, e-mail-Versand oder Belegexport archivieren – inklusive Verschlagwortung. Gleiches gilt für Einkaufsbelege und Mahnungen, die Sie mit der HS Auftragsbearbeitung erstellen.

Sie sparen somit wertvolle Arbeitszeit für die Ablage bzw. datenschutztechnisch sichere Vernichtung der Papierdokumente. Bereits bei jährlich 20 Ordnern à ca. 500 Blatt kommen rund 10.000 Blatt Papier zusammen, die es zu bedrucken und richtig abzulegen gilt. Darüber hinaus minimieren Sie Ihre Lagerkosten.

Initiative Mittelstand prämiert HS Archivlösung
Die Initiative Mittelstand – bestehend aus einer Experten-Jury – prämiert mit dem Innovationspreis-IT Firmen mit innovativen IT-Lösungen und hohem Nutzwert für den Mittelstand. Die Schirmherrschaft hat in diesem Jahr die Bundesbeauftragte für Informationstechnik der Bundesregierung Cornelia Rogall-Grothe und die IBM Deutschland GmbH übernommen.

Von 2.500 Bewerbungen gehört die HS Archivlösung in der Kategorie ERP zur Spitzengruppe und wird mit dem IT-Gütesiegel und folgenden Zertifikat ausgezeichnet:

Einfach effizient
Sie definieren einmalig ob und wann Ihre Verkaufs- und Einkaufsbelege, Mahnungen und Nachweise zum Buchungsabschluss automatisch archiviert werden sollen. Alle weiteren notwendigen Angaben zur elektronischen Archivierung im integrierten HS Dokumentenmanagement (Ablagestruktur, Vergabe von Zugriffsrechten etc.) werden im Zuge der Installation der Archivlösung automatisch vorbesetzt. Selbstverständlich haben Sie die Möglichkeit, diese vorgeschlagenen Einstellungen anzupassen.

Ihr Zeitgewinn
Wie häufig modifizieren Sie im Zuge eines Auftrags Ihre Angebote bzw. Auftragsbestätigungen? Dank der Archivlösung haben Sie über die Belegsuche nicht nur den letzten Stand Ihrer Auftragsbestätigung im Zugriff, sondern können sich die gesamte Änderungshistorie des Belegs direkt am Arbeitsplatz anzeigen lassen. Per Mausklick haben Sie in der HS Auftragsbearbeitung sowohl in den Stammdaten Ihrer Kunden und Lieferanten als auch während der Vorgangsbearbeitung und in den Abfragen Zugriff auf die elektronisch archivierten Belege.

Rückfragen von Kunden oder Mitarbeitern beantworten Sie somit in Sekundenschnelle - ohne langwierige Suche nach Belegnummern in Ihrer Papierablage.

Selbst Belege, die Sie im Zuge der Datenbereinigung aus dem Datenbestand entfernt haben, finden Sie dank der Archivlösung jederzeit mit Hilfe der gezielten Suche über die Benutzeroberfläche der HS Auftragsbearbeitung wieder.

Synergieeffekte
Wenn Sie darüber hinaus die Archivlösung zu einem HS Programm zur Finanzbuchhaltung einsetzen, profitieren Sie künftig doppelt. Selbst ohne Buchungsübergabe haben Sie die Möglichkeit, sich die archivierten Belege aus der HS Auftragsbearbeitung (z.B. Lieferscheine, Ausgangsrechnungen) in den Stammdaten Ihrer Kunden und Lieferanten sowie im Arbeitsgebiet „Dokumente Finanzbuchhaltung“ unter dem Menü „Auswertungen“ der Finanzbuchhaltung anzeigen zu lassen. Nach dem Buchungsabschluss steht Ihnen das Belegbild der Ausgangsrechnung darüber hinaus sowohl in den Abfragen (Konto, Belege, Offene Posten) als auch beim Buchen zur Verfügung.

Ihr Nutzen auf einen Blick:

  • Sicher: Das HS Dokumentenmanagement erfüllt alle Voraussetzungen, um in einen revisionssicheren Archivierungsprozess eingebunden zu werden. Zudem ist über die Rechteverwaltung sichergestellt, dass die Anwender nur Dokumente sehen, die sie auch sehen dürfen – ganz ohne eingeschlossene Unterlagen etc.
  • Zuverlässig: Alle mit der HS Auftragsbearbeitung erstellten Verkaufs- und Einkaufsbelege, Mahnungen und Nachweise zum Belegabschluss können automatisch beim Drucken, e-mail-Versand oder Belegexport via Crystal Reports archiviert werden. Ihre gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungsfristen erfüllen Sie somit im Handumdrehen.
  • Schnell: Alle Nutzer greifen direkt aus der HS Auftragsbearbeitung schnell auf die elektronisch archivierten Belege zu; Kopien sind überflüssig. Sowohl die elektronische Ablage der archivierten Belege als auch deren Zuordnung zu den Kunden und Lieferanten erfolgt automatisch.
  • Einfach: flexible Vorbesetzung der Ablagestruktur und Schlagworte sowie Zugriffsrechte aus der HS Auftragsbearbeitung. Individuelle Anpassungen sind im integrierten HS Dokumentenmanagement möglich.
  • Im Team doppelt gut: Im Zusammenspiel mit der Archivlösung zu den HS Programmen zur Finanzbuchhaltung erzielen Sie wertvollen Zusatznutzen: So stehen Ihnen z.B. Ausgangsrechnungen auch beim Kunden in der Finanzbuchhaltung zur Verfügung oder Sie lassen sich mit den Buchungsdaten auch das Belegbild übergeben.

Fazit: viel Pro – null Kontra
Unterm Strich sparen Sie mit der HS Archivlösung in erheblichem Umfang Kosten ein, sei es durch geringeren Platzbedarf, durch Wegfall der Druck- und Papierkosten oder durch Zeitgewinn und effizienteren Personaleinsatz. Der leicht umsetzbare Schutz vertraulicher Informationen und der umweltschonende Aspekt setzen das i-Tüpfelchen auf die Liste der Vorteile.

  • Ansprechpartner
  • LACOS-Ansprechpartner Maik Flach

    Maik Flach
    E-Mail: mf@lacos.de
    Telefon: 036628 - 68812
    Mobil: 0172 - 7908690

    LACOS-Ansprechpartner Holger Hübschmann

    Holger Hübschmann
    E-Mail: hh@lacos.de
    Telefon: 036628 - 68811